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Secrétariat à l'accès à l'information et à la réforme des institutions démocratiques

Accès aux documents des organismes publics.

Avis

Vous êtes citoyenne ou citoyen? Vous avez besoin de soutien relativement à l’application de la Loi sur l’accès? Consultez la section Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Citoyens du site Web de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information; d’importantes informations y sont diffusées à votre intention.

Ce site Web est avant tout préparé à l’intention des responsables de l’accès aux documents des organismes publics, le Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques (SAIRID) ayant la responsabilité de leur offrir le soutien nécessaire à l’application de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès).

Historique

Au Québec, l’accès à l’information publique a d’abord été évoqué en 1978, dans le livre blanc La politique québécoise du développement culturel.

À la suite de la mise sur pied de la Commission d’étude sur l’accessibilité à l’information gouvernementale et sur les renseignements personnels, qui a été suivie du dépôt de son rapport (rapport Paré), la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels a été adoptée en 1982 et modifiée, la dernière fois, en 2006.

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Règlementation sur la diffusion

La Loi sur l’accès prévoit la possibilité d’adopter des règlements, dont un sur la diffusion de l’information; ainsi, le Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels a été adopté le 14 mai 2008 et modifié, la dernière fois, en 2015.

Pour en savoir plus

Consulter les documents de référence déposés sous la rubrique Règlement sur la diffusion et sur la protection des renseignements personnels, de la page Documentation.

Pour un gouvernement plus transparent

Le 17 mars 2015, le ministre responsable de l’Accès à l’information et de la Réforme des institutions démocratiques présentait un document d’orientations intitulé Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent, dans le respect du droit à la vie privée et la protection des renseignements personnels, afin d’instaurer une culture de transparence gouvernementale. Parmi les moyens proposés dans ces orientations pour favoriser un changement de culture axé sur la transparence figurait notamment une première réforme en profondeur de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels adoptée en 1982.

Le projet de loi modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, déposé à l’Assemblée nationale le 17 mai 2018, est la résultante des orientations gouvernementales publiées à l’hiver 2015 par le Gouvernement du Québec.

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Champ d’application

La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que la conservation de ces documents soit assurée par l’organisme public ou par un tiers.

Elle s’applique également quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Organismes assujettis

La Loi sur l'accès s’applique à plus de trois milles organismes publics du Québec, à savoir :

  • les ministères et les organismes gouvernementaux;
  • les organismes municipaux, incluant notamment les municipalités et les sociétés de transport en commun;
  • les organismes scolaires, incluant notamment les universités, les cégeps et les commissions scolaires;
  • les établissements de santé et de services sociaux.

Enfin, les Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. ordres professionnels y sont également assujettis quant aux documents relatifs au contrôle de l’exercice de la profession.

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Exclusions

Les tribunaux judiciaires sont exclus de la portée de la Loi sur l’accès. De plus, la Loi sur l’accès ne s’applique pas :

  • aux actes ni au registre de l’État civil;
  • aux registres ni aux autres documents conservés dans les bureaux de la publicité des droits à des fins de publicité (par exemple : le registre des droits personnels réels mobiliers et le registre foncier);
  • au registre des entreprises constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises;
  • aux archives privées visées à l’article 27 de la Loi sur les archives;
  • aux dossiers d’adoption;
  • aux dossiers du Curateur public.

Il est à noter que ces documents ne sont pas soustraits à tous les régimes d’accès. Ces documents sont accessibles aux conditions prévues par d’autres lois. Par exemple, l’accès aux documents contenus dans un dossier ayant trait à l’adoption d’une personne est régi par le Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Code civil et les autres lois relatives à l’adoption.

Également, l’accès aux documents contenus dans un dossier que le Curateur public détient sur une personne qu’il représente ou dont il administre les biens de même que la protection des renseignements personnels contenus dans un tel dossier sont régis par la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Loi sur le curateur public (Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. chapitre C‐81).

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Droit à l’information (accès aux documents)

La Loi sur l’accès met en œuvre deux droits fondamentaux, dont le droit à l’information reconnu par l’article 44 de la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Charte des droits et libertés de la personne.  

L’article 9 de la Loi sur l’accès consacre, pour toute personne qui en fait la demande, le droit d’accès aux documents administratifs détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions.

Un droit universel

Le droit d’accès aux documents administratifs est universel :

  • toute personne physique ou morale ou autre entité (ex. : entreprise non incorporée, organisme à but non lucratif, syndicat, etc.) peut s’adresser à un organisme public et demander l’accès à des documents administratifs;
  • ce droit peut être exercé par toute personne, même si elle n’est pas résidente ou domiciliée au Québec, peu importe sa citoyenneté;
  • ce droit peut être exercé par toute personne, peu importe sa qualité, sa fonction ou son statut.

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Un droit inconditionnel

Le droit d’accès est inconditionnel, ce qui implique que les documents administratifs sont accessibles, peu importe les motifs de la demande.

La Loi sur l’accès prévoit cependant que le droit d’accès est assorti d’exceptions et elle institue une procédure officielle pour demander accès aux documents. Par exemple, la Loi prévoit que le droit d’accès s’exerce sous réserve des droits relatifs à la propriété intellectuelle. Ainsi, une demandeuse ou un demandeur auquel l’accès à un document administratif a été consenti doit respecter les règles concernant les droits relatifs à la propriété intellectuelle, dont l’interdiction de reproduire ce document sans l’autorisation de son auteure ou auteur.

Protection d'autres intérêts légitimes

Bien que l’objectif premier du droit d’accès consenti par la Loi sur l’accès en soit un de transparence, d’autres intérêts légitimes doivent être protégés également. Ainsi, le législateur a prévu différentes situations où une telle protection est applicable. Ces situations sont regroupées dans la Loi selon leur incidence possible sur :

  • les relations intergouvernementales;
  • les négociations entre organismes publics;
  • l’économie;
  • l’administration de la justice et la sécurité publique;
  • les décisions administratives ou politiques;
  • la vérification.

Chacune des protections que contiennent ces catégories précise si l’organisme doit ou peut l’invoquer, ses conditions d’application et, selon le cas, la durée durant laquelle l’accès peut être refusé ainsi que les organismes publics pouvant l’invoquer. Il est à noter que toutes les conditions doivent être remplies pour que les organismes publics puissent les invoquer.

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Obligations des organismes publics

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Obligations de la personne responsable de l’accès aux documents

  • Prêter assistance en cas d’imprécision d’une demande d’accès et lorsqu’une personne le requiert.
  • Informer la personne qui lui fait une demande verbale de la possibilité de faire une demande écrite et lui préciser que seule une décision sur une demande écrite est susceptible de révision par la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information.
  • Accuser réception des demandes d’accès aux documents administratifs formulées par écrit.
  • Aviser la demandeuse ou le demandeur des délais prévus par la Loi sur l’accès et du recours en révision.
  • Respecter les délais de traitement prévus par la Loi sur l’accès.

    À défaut de répondre à une demande dans les délais applicables, la personne responsable est réputée avoir refusé d'y accéder, et ce défaut donne ouverture au recours en révision à la Commission de l'accès à l'information, comme s'il s'agissait d'un refus d'accéder à la demande.

  • Aviser la demandeuse ou le demandeur que l’organisme demande à la Commission d’accès à l’information de ne pas tenir compte d’une demande jugée abusive.
  • Consulter, le cas échéant, les tiers ayant fourni des renseignements à l’organisme.
  • Diriger, lorsque requis, la personne qui demande l’accès à un document administratif vers un autre organisme public.
  • Motiver tout refus de donner accès à un document administratif et indiquer la disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle ce refus s’appuie.
  • Lorsque la demande d’accès est écrite, rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie à la personne requérante. Cette décision doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant, et d’un avis informant la personne de son recours en révision à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information et du délai dans lequel ce dernier peut être exercé.
  • Veiller à la conservation d’un document faisant l’objet d’une demande d’accès.

Formulation d’une demande d’accès à un organisme public pour l’obtention d’un document administratif

Une demande d’accès doit être adressée à la personne responsable de l’accès aux documents de l’organisme public détenant le document. La demande peut être verbale ou écrite, mais seule la demande écrite permet à une personne requérante d’en appeler à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information si la décision de la personne responsable de l’accès aux documents ne la satisfait pas.

Vous cherchez le nom et les coordonnées d’une personne responsable de l’accès aux documents d’un organisme public? Conformément à la Loi sur l’accès, la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information rend accessible, sur son site Web la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Liste des organismes publics assujettis et des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Cette liste contient les noms et les coordonnées des responsables de chacun des organismes publics assujettis.

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Formulation d’une demande de révision à la Commission d’accès à l’information

Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par la personne responsable de l’accès aux documents peut demander à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information de réviser cette décision.

Une personne qui a fait une demande en vertu de la Loi sur l’accès peut demander à la Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information de réviser toute décision de la personne responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d’accès à un document ou à un renseignement, sur l’application de l’article 9 ou sur les frais exigibles.

Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé par la Loi sur l’accès à la personne responsable pour répondre à une demande (dans les vingt jours qui suivent la réception d’une demande, auxquels peut s’ajouter une prolongation de dix jours). La Le lien suivant ouvre une nouvelle fenêtre. Commission d’accès à l’information peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever la personne requérante du défaut de respecter ce délai.

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Secrétariat à l'accès à l'information et à la réforme des institutions démocratiques
Édifice H, 3e étage, bureau 3.501 - 875, Grande Allée Est Québec (Qc)  G1R 4Y8 - 418 528-8024
Mise à jour : 19 novembre 2018